PROCEDURA WHISTLEBLOWING
INDICE
- SCOPO DELLA PROCEDURA E RIFERIMENTI NORMATIVI
- AMBITO DI APPLICAZIONE
- OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
- MODALITÀ DELLA SEGNALAZIONE
- CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
- FASI DEL PROCEDIMENTO
- RICEZIONE DELLA SEGNALAZIONE
- VALUTAZIONE PRELIMINARE DELLA SEGNALAZIONE
- FASE ISTRUTTORIA
- TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE
- INFORMAZIONI SULLO STATO DELLA SEGNALAZIONE
- COMUNICAZIONE DEI RISULTATI E REPORTISTICA
- FORME DI TUTELA DEL SEGNALANTE
- OBBLIGHI DI RISERVATEZZA SULL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE
- DIVIETO DI RITORSIONE NEI CONFRONTI DEL SEGNALANTE
- RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE
- SANZIONI
- CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
- SCOPO DELLA PROCEDURA E RIFERIMENTI NORMATIVI
La presente procedura (di seguito Procedura) si applica a Sanders Srl (di seguito Sanders) e ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione di segnalazioni (cd. whistleblowing) di fatti illeciti e irregolarità, favorendo l'emersione di fenomeni corruttivi e comportamenti illegittimi posti in essere all’interno della Società. In particolare, la Procedura recepisce quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023 (di seguito Decreto Whistleblowing), pubblicato il 15 marzo 2023 in Gazzetta Ufficiale in attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato.
La finalità della Procedura è quella di definire le modalità di segnalazione delle presunte condotte illecite e le garanzie a tutela della persona segnalante (di seguito Segnalante), ed in particolare ha l’obiettivo di:
- identificare i soggetti cui è consentito effettuare la segnalazione;
- delineare l’oggetto, i contenuti e le modalità di effettuazione della segnalazione;
- identificare i canali attraverso cui effettuare la segnalazione;
- rappresentare il processo di gestione della segnalazione e le eventuali conseguenti attività di accertamento;
- descrivere le forme di tutela che devono essere garantite in favore del Segnalante;
- delineare le responsabilità del Segnalante e dei soggetti preposti alla gestione della segnalazione.
Inoltre, la Procedura è tesa a:
- garantire la riservatezza dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile della violazione (cd. Segnalato), ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dalla competente Autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazione effettuata in male fede;
- tutelare adeguatamente il Segnalante contro condotte ritorsive e/o, discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione;
- assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.
- AMBITO DI APPLICAZIONE
La Procedura si applica alle segnalazioni effettuate dai soggetti di seguito indicati:
- lavoratori dipendenti di Sanders, in qualunque forma contrattuale, oltre che tirocinanti e stagisti;
- dirigenti, quadri, azionisti, amministratori;
- lavoratori autonomi, liberi professionisti, collaboratori e consulenti che svolgono la propria attività presso Sanders con qualsiasi tipologia di contratto o incarico;
- lavoratori o collaboratori delle società esterne che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di Sanders;
- ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative.
Le previsioni della Procedura si applicano quando i sopraindicati rapporti giuridici sono in essere, ma anche nei casi in cui non siano ancora iniziati, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, e successivamente alla cessazione o scioglimento degli stessi, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso delle attività lavorative nonché durante il periodo di prova.
Le segnalazioni effettuate da soggetti diversi da quelli di cui sopra non rilevano quali segnalazioni whistleblowing.
La segnalazione deve avere ad oggetto atti, comportamenti od omissioni che si ritiene ledano l’interesse e l’integrità della Società. L’apparato normativo della fattispecie non prevede una lista di irregolarità specifiche o reati particolari, ma si limita a parlare di illeciti, comportamenti, reati o rischi, sia che essi siano avvenuti, tentati o premeditati, a danno dell’interesse economico e patrimoniale della Società.
Al fine di circostanziare concretamente il perimetro di applicazione della Procedura, si riportano alcuni esempi (non esaustivi) di violazioni che possono essere oggetto di segnalazione:
- azioni attuate in violazione di leggi, di regolamenti, del codice di comportamento aziendale o delle procedure aziendali;
- comportamenti illeciti che possano determinare, in modo diretto o indiretto, un pregiudizio economicopatrimoniale, di immagine e/o reputazionale per la Società;
- azioni penalmente rilevanti, fraudolente o corruttive;
- azioni illegali, come ad es. il furto, la violenza, le molestie, i danni ai beni e alle attrezzature di proprietà dell’Azienda, l’utilizzo di beni aziendali per scopi privati;
- azioni e/od omissioni potenzialmente dannose per la Società, come la cattiva amministrazione, le inefficienze o lo spreco di risorse;
- azioni e/od omissioni suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, collaboratori e clienti o di arrecare un danno all’ambiente;
- illeciti, da parte di esponenti aziendali a causa dell’uso a fini privati delle funzioni attribuite (ad es., nepotismo; demansionamenti; ripetuto mancato rispetto di eventuali tempi procedimentali; assunzioni non trasparenti, ovvero avvenute in aperta violazione della normativa vigente; irregolarità contabili; false dichiarazioni; violazione delle norme di sicurezza sul lavoro, ecc.).
Le condotte illecite da segnalare devono riguardare situazioni delle quali il soggetto è venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ossia a causa o in occasione di esso, pertanto, è opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire ai soggetti preposti di effettuare le dovute verifiche.
Eventuali segnalazioni non rilevanti sono da ritenersi ineseguibili e, pertanto, saranno archiviate.
In particolare, non sono rilevanti le segnalazioni:
- contenenti doglianze di carattere personale o rivendicazioni/istanze relative al rapporto di lavoro o ai rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, oppure di altro genere strettamente personale;
- aventi toni ingiuriosi o contenenti offese personali o giudizi morali e volte a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti;
- fondate su meri sospetti o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito;
- aventi finalità puramente diffamatorie o calunniose;
- aventi natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del Segnalato.
Sono previste tre differenti modalità per effettuare una segnalazione:
- attraverso un canale di segnalazione interno istituito dalla Società;
- attraverso un canale di segnalazione esterno, gestito dall’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione);
- attraverso divulgazione pubblica (ossia tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).
Il canale di segnalazione da utilizzare in via ordinaria e prioritaria è quello interno, tuttavia il Decreto Whistleblowing, al ricorrere di determinate condizioni, prevede che il Segnalante possa ricorrere al canale di segnalazione esterno attivato presso l’ANAC, ovvero alla divulgazione pubblica.
Ai sensi dell’art. 6, comma 1, del Decreto Whistleblowing, il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna al ricorrere di una delle seguenti condizioni:
- qualora il canale interno non sia stato istituito o attivato, o comunque non sia conforme ai requisiti normativi (ad es., perché non garantisce la riservatezza della gestione della segnalazione);
- qualora il Segnalante abbia già utilizzato il canale interno e la segnalazione non abbia avuto seguito;
- qualora il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, usando il canale interno, la segnalazione non sarebbe efficace o vi sarebbe il rischio di condotte ritorsive;
- qualora il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Il Segnalante può effettuare direttamente una segnalazione mediante divulgazione pubblica, rendendo di pubblico dominio le informazioni (ad es., stampa o social network) nel caso in cui:
- abbia previamente effettuato una segnalazione interna ed una segnalazione esterna all’ANAC e nessuna delle due segnalazioni ha ricevuto riscontro entro i termini stabiliti;
- abbia fondati motivi di ritenere che la violazione oggetto della segnalazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto (ad es., le prove potrebbero essere occultate o distrutte oppure chi ha ricevuto le segnalazioni potrebbe essere colluso con l’autore o coinvolto nella violazione stessa).
In conformità a quanto indicato dal Decreto Whistleblowing, la Società ha attivato un canale di segnalazione interno che consente la presentazione delle segnalazioni. La piattaforma è accessibile al seguente link https://sanders.segnalazioni.net/.
La Società ha individuato quale soggetto competente alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno, un Gruppo di lavoro dedicato, composto da personale specificamente formato al riguardo, denominato Comitato Segnalazioni (di seguito Comitato).
Nel caso in cui uno dei componenti del Comitato dovesse trovarsi in una situazione, anche solo potenziale, di conflitto di interessi in relazione al Segnalante, ovvero al contenuto della segnalazione, o nel caso in cui sia una persona coinvolta nella segnalazione, la segnalazione sarà gestita dai membri che non si trovino in conflitto e, quindi, con esclusione di colui al quale la segnalazione stessa si riferisce.
Tramite la piattaforma il Segnalante può inviare una segnalazione in maniera sicura e riservata. Tutti i contenuti inseriti dal Segnalante, compresa la sua identità, l’identità della persona menzionata nella segnalazione e della persona coinvolta, il contenuto della segnalazione e la relativa documentazione, sono crittografati e possono essere letti esclusivamente dal Segnalante e dal Comitato.
La segnalazione può essere inviata:
- in forma scritta, con la possibilità di allegare documenti;
- in forma orale, tramite la registrazione di un messaggio vocale al quale verrà applicata una distorsione della voce.
In alternativa, la segnalazione può essere inviata anche tramite posta ordinaria a Sanders Srl - Via Angelo Morettini, 16 - 06124 Perugia, all’attenzione del Legale Rappresentante Angelini Marco, ed elettronica agli indirizzi contatti@sanders.it e farmasuissesrl@pec.it.
Il Segnalante ha la possibilità di inoltrare la segnalazione attraverso due diverse modalità:
- segnalazione con registrazione: per inviare la segnalazione il Segnalante deve creare un account, al quale accederà con username e password da lui scelti. In fase di registrazione l’utente è obbligato a identificarsi, indicando nome e cognome. In questo caso l’identità del Segnalante è disponibile al Comitato, ma è separata dalla segnalazione e nascosta. Il Comitato potrà visualizzarla soltanto tramite apposita procedura di sicurezza. Tramite tale modalità il Segnalante può seguire l’andamento della segnalazione accedendo al proprio account tramite le sue credenziali di username e password;
- segnalazione senza registrazione: tale modalità consente l’invio di una segnalazione senza creare un account, permettendo di effettuare una segnalazione anonima, vale a dire priva di elementi che consentano di identificare l’identità del Segnalante. Il modulo della segnalazione, infatti, contiene i campi per indicare il nome e il cognome, ma gli stessi non sono obbligatori; pertanto, la segnalazione fatta con questa modalità può essere inoltrata in modalità anonima o meno, in base alla scelta dell’utente. I dati del Segnalante, se indicati, vengono nascosti e saranno visualizzabili solo al Comitato tramite apposita procedura di sicurezza. Il Segnalante potrà accedere alla segnalazione e seguirne l’andamento tramite i codici rilasciati dal sistema, i quali devono essere custoditi con cura poiché in caso di smarrimento non si avrà più accesso alla segnalazione stessa.
Si precisa che l’invio di una segnalazione anonima potrebbe rendere più difficoltoso l’accertamento della condotta segnalata e le interlocuzioni tra il Comitato e il Segnalante, inficiando quindi l’utilità della segnalazione stessa. Tra i fattori rilevanti per valutare la segnalazione anonima vengono considerati: la gravità della violazione riportata, la credibilità dei fatti rappresentati e la possibilità di verificare la veridicità della violazione da fonti attendibili. In particolare, le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche ove queste siano adeguatamente circostanziate e dettagliate, ove cioè siano in grado di fare emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (ad es., mediante l’indicazione dei nominativi o di qualifiche particolari, la menzione di uffici specifici, eventi particolari, ecc.).
La segnalazione e l'identità del Segnalante sono altamente riservate.
L'accesso all'identità del Segnalante è concesso esclusivamente al Comitato, tramite una procedura di sicurezza che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il Comitato abbia visualizzato l’identità del Segnalante, lo stesso verrà informato dalla piattaforma tramite un avviso.
Una volta inviata la segnalazione, il Segnalante può seguirne l’andamento e continuare a comunicare con il Comitato attraverso l’area messaggi, associata alla segnalazione. Anche in questo caso tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma.
Se il Segnalante ha indicato un indirizzo e-mail (o si è registrato), riceverà una notifica via e-mail alla ricezione di un messaggio da parte del Comitato. In ogni caso, si consiglia di accedere periodicamente alla propria segnalazione per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte del Comitato, potendo rivelarsi necessario fornire precisazioni e/o integrazioni documentali. Per motivi di riservatezza, la piattaforma impedirà al Segnalante di indicare un indirizzo e-mail con dominio aziendale.
- CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE
Le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, in modo da consentire di effettuare gli opportuni accertamenti e approfondimenti, anche mediante lo svolgimento di investigazioni e la eventuale formulazione di richieste di chiarimenti al Segnalante.
Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione di cui è a conoscenza, utili a consentire al Comitato di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti; tuttavia, non è indispensabile che il Segnalante disponga di prove sufficienti a dimostrare il fatto riportato.
A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo relative all’oggetto della segnalazione;
- se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati (es., la qualifica o il settore in cui svolge l’attività), ovvero i soggetti che hanno concorso alla commissione dell’illecito;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni ulteriore informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Il procedimento di gestione della segnalazione è composto dalle seguenti fasi:
- Ricezione della segnalazione;
- Valutazione preliminare della segnalazione;
- Fase istruttoria;
- Trasmissione della segnalazione al soggetto competente.
Il Comitato, all’atto della ricezione, provvede tramite la piattaforma informatica:
- alla protocollazione, in registro appositamente dedicato, della segnalazione;
- al rilascio al Segnalante della conferma di avvenuta ricezione della segnalazione;
- solo se strettamente necessario ai fini della gestione della segnalazione, e ove non già precisato nella segnalazione stessa, alla corretta identificazione del segnalante, con acquisizione, oltre che dell’identità, anche della qualifica, del ruolo e di tutti gli ulteriori dati ritenuti utili ai fini della valutazione della segnalazione;
- all’adozione di ogni opportuna misura di sicurezza per impedire a terzi di risalire all’identità del segnalante;
Il Comitato effettua un’analisi preliminare sui contenuti della segnalazione ricevuta, al fine di:
- verificare se la segnalazione sia rilevante in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della presente Procedura;
- individuare, analizzare e valutare gli elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati, anche tramite richiesta di integrazioni al Segnalante, se individuato e se necessario;
- appurare la gravità e la rilevanza della condotta illecita imputata al Segnalato;
- ove necessario, richiedere chiarimenti al Segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l'adozione delle necessarie cautele per garantirne la riservatezza;
- verificare la presenza di concorrenti interessi personali del Segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con quest’ultimo;
- identificare i soggetti terzi competenti all’adozione dei conseguenti provvedimenti;
Nel caso in cui, all’esito della valutazione preliminare, la segnalazione sia ritenuta inammissibile o, comunque, manifestamente infondata, il Comitato procede all’archiviazione della stessa, inserendo adeguata motivazione e dandone comunicazione al Segnalante.
La segnalazione è dichiarata inammissibile per:
- manifesta mancanza di interesse all’integrità della Società;
- manifesta incompetenza della Società sulle questioni segnalate;
- contenuto generico della segnalazione, che non permette la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione irrilevante, ovvero documentazione assente della descrizione dei fatti;
- produzione di sola documentazione in assenza degli elementi essenziali della segnalazione, quali ad esempio la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, le ragioni che hanno permesso di venire a conoscenza di tali fatti.
- manifesta infondatezza per mancanza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
Nel caso in cui, all’esito della fase di verifica preliminare, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, il Comitato provvede tempestivamente alla sua trasmissione ai soggetti o alle competenti Autorità.
La fase di valutazione preliminare si conclude, di norma, entro 15 giorni decorrenti dalla ricezione della segnalazione.
Se la segnalazione risulta ammissibile, il Comitato avvia immediatamente l’attività istruttoria nel rispetto dei principi di tempestività, indipendenza, equità e riservatezza.
Nel corso delle verifiche, il Comitato può:
- richiedere chiarimenti e integrazioni al Segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, con l’adozione delle necessarie cautele al fine di garantire la tutela della riservatezza;
- interloquire con il Segnalante, anche se anonimo, tramite la piattaforma;
- qualora non pregiudichi lo svolgimento delle attività e il Comitato ritenga necessario acquisire informazioni dal Segnalato, può informare quest’ultimo dell’esistenza di una segnalazione nei suoi confronti e procedere alla raccolta delle relative informazioni mediante richiesta scritta, ovvero mediante la sua audizione, con verbalizzazione dell’incontro. Si precisa che Il Comitato non ha l’obbligo di informare il Segnalato dell’esistenza di una segnalazione che lo riguarda, ma se il Segnalato ne è a conoscenza può in ogni caso richiedere di essere sentito e il Comitato dà seguito alla richiesta ricevuta invitando il Segnalato a formulare le sue osservazioni per iscritto;
- chiedere il supporto, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta, il cui coinvolgimento sia funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.
La metodologia da impiegare nello svolgimento delle attività di verifica è valutata, di volta in volta, individuando la tecnica ritenuta più efficace, considerata la natura dell’evento sottostante alla violazione e le circostanze esistenti. Le verifiche possono essere eseguite, ad es., mediante: analisi documentali, interviste, somministrazione di questionari, ecc. In nessun caso possono essere effettuate verifiche al di fuori di quanto consentito dalla legge, o lesive della dignità e della riservatezza, o arbitrarie, non imparziali o inique.
All’esito della fase istruttoria, il Comitato:
- archivia la segnalazione in caso di infondatezza della stessa;
- inoltra la segnalazione alle competenti strutture aziendali o alle competenti Autorità.
Nel caso in cui, la segnalazione sia ritenuta manifestamente infondata, il Comitato procede alla sua archiviazione e ne dà comunicazione al Segnalante. La decisione in merito all’archiviazione della segnalazione è formalizzata in apposito verbale contenente i motivi dell’archiviazione.
La segnalazione è archiviata se:
- non è rilevante;
- si riferisce a fatti di contenuto talmente generico da non permettere alcuna verifica in merito;
- l’attività istruttoria ne ha provato l’infondatezza
- è stata effettuata in mala fede (sono da ritenersi effettuate in mala fede le segnalazioni che si rivelano volutamente futili, false o infondate, con contenuto diffamatorio o comunque aventi ad oggetto informazioni deliberatamente errate o fuorvianti, al solo scopo di danneggiare la Società, il Segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione. In tal caso, la Società si riserva di attuare adeguate azioni, anche mediante l’adozione di idonee sanzioni disciplinari, nei confronti del Segnalante);
La fase istruttoria si conclude in un intervallo di tempo adeguato alla complessità della vicenda oggetto di segnalazione e, comunque, non oltre 60 giorni decorrenti dalla data di avvio della medesima.
Si precisa che la valutazione è limitata agli aspetti macroscopici, non potendo sostituire l'eventuale istruttoria delle Autorità preposte e neppure disponendo il Comitato degli stessi mezzi istruttori, pertanto, l'approfondimento sarà limitato solamente alla verifica di elementi palesemente pretestuosi e marcatamente non veritieri, mentre non si potranno confutare circostanze di fatto puntualmente descritte e riportate.
L'attività istruttoria viene svolta tenendo rigorosamente segregata l'identità del Segnalante e senza alcun riferimento ad elementi astrattamente identificativi, quali il ruolo o la qualifica.
La tutela della riservatezza del segnalante è garantita anche nel momento in cui la segnalazione viene inoltrata a soggetti terzi.
Il Comitato, in relazione alla natura della violazione, provvederà:
- a comunicare la segnalazione e l’esito della verifica al responsabile di reparto dell’autore della violazione accertata, affinché provveda all’adozione del provvedimento disciplinare del rimprovero verbale o, in alternativa, sussistendone i presupposti, all’eventuale irrogazione delle sanzioni superiori di propria competenza;
- a trasmettere la segnalazione alla competente Autorità giudiziaria o all’ANAC, nei casi previsti dalla legge;
Il Comitato, all’atto della trasmissione della segnalazione, invia al Segnalante apposita comunicazione, contenente l’indicazione dei soggetti verso i quali la segnalazione è stata trasmessa.
Il Segnalante ha diritto ad avere riscontro in merito alle iniziative assunte a seguito della segnalazione entro 90 giorni dalla conferma del ricevimento della stessa.
Il Segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Comitato sullo stato di avanzamento del procedimento mediante l’invio di apposita richiesta con le stesse modalità utilizzate per la trasmissione della segnalazione. Il Comitato risponde alla richiesta di informazioni entro il termine di 3 giorni decorrenti dalla data di ricezione della richiesta medesima.
Inoltre, è garantito il diritto dei dipendenti, dirigenti e collaboratori di richiedere al Comitato se sono presenti segnalazioni a proprio carico.
Il Comitato, annualmente, fornisce alla Direzione un apposito report riepilogativo delle segnalazioni pervenute, omettendo i dati personali delle persone coinvolte, contenente il numero delle segnalazioni ricevute, il numero delle segnalazioni gestite, gli esiti delle analisi effettuate, inclusa l’adozione (o la mancata adozione) di provvedimenti disciplinari.
I report annuali sono altresì pubblicati sul sito web della Società, garantendo l’anonimato degli interessati.
La Società, nel predisporre e rendere effettivo il proprio canale di segnalazione interna, garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di eventuali altre persone coinvolte, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Il Comitato, e chiunque venga coinvolto nella gestione del procedimento, è tenuto ad osservare l’obbligo della riservatezza sull’identità del Segnalante. La violazione del predetto obbligo è fonte di responsabilità disciplinare.
L’identità del Segnalante, e qualsiasi informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione ed espressamente autorizzate a trattare tali dati. Tutti coloro che ricevono, o sono coinvolti nella gestione della segnalazione, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
- sono previste espresse forme di protezione dell’identità del Segnalante in sede penale, dinanzi alla Corte dei conti e in sede disciplinare. In tale ultimo caso, l’identità del Segnalante non può essere rivelata quando la contestazione dell’addebito disciplinare si fonda su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa (si tratta dei casi in cui la segnalazione è solo uno degli elementi che hanno fatto emergere l’illecito, ma la contestazione avviene sulla base di altri fatti da soli sufficienti a fare scattare l’apertura del procedimento disciplinare);
- nell’ambito di un procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto Segnalato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. In ogni caso, la Società avvisa il Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni che rendono necessaria la rivelazione di dati riservati, ovvero quando la rivelazione della identità del Segnalante è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta nella Segnalazione;
- il fascicolo della segnalazione è sottratto al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e ss. della Legge n. 241/1990, nonché dagli artt. 5 e ss. del D. Lgs. n. 33/2013.
Qualora il Comitato accerti la mala fede del Segnalante, la tutela della riservatezza viene meno e il Segnalato viene informato dell’identità del Segnalante, al fine di accordargli il diritto di sporgere querela per calunnia o diffamazione.
Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente Procedura, non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.
Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, costituiscono esempi di condotte ritorsive:
- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
- il mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
- l’adozione di misure disciplinari ingiustificate;
- il mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
L’adozione di misure discriminatorie o ritorsive nei confronti del Segnalante potrà dare origine a procedimenti disciplinari nei confronti del responsabile.
Il Segnalante ha la possibilità di comunicare all’ANAC le misure discriminatorie che ritiene di aver subito a seguito di una segnalazione. In caso di accertamento della natura ritorsiva del comportamento o dell’atto, l’ANAC può irrogare sanzioni alla Società.
La presente Procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto delle presenti linee guida.
- SANZIONI
Sono previste sanzioni a rilevanza interna in caso di mancato rispetto della presente Procedura, ferma in ogni caso qualsivoglia responsabilità, anche di natura civile, penale e/o amministrativa da accertarsi da parte delle Autorità competenti.
In particolare, sono previste:
- sanzioni disciplinari in capo al Segnalante che, a seguito di valutazione del Comitato, abbia in mala fede segnalato violazioni che si rivelino inconsistenti;
- sanzioni disciplinari in capo al Segnalato nel caso in cui il Comitato, all’esito dell’istruttoria, accerti la fondatezza della Segnalazione;
- sanzioni a carico dei componenti del Comitato in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza.
In caso di violazione delle previsioni di cui al Decreto Whistleblowing, l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni:
- da € 10.000 a € 50.000 quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che sono stati violati gli obblighi di riservatezza;
- da € 10.000 a € 50.000 quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, ovvero che l’adozione di tali procedure non è conferme a quanto previsto dallo stesso Decreto, nonché quando accerta che non è stata svolta attività di verifica e analisi delle segnalazioni.
Il Comitato è tenuto a documentare l’intero processo di gestione della segnalazione e a conservare tutta la relativa documentazione, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle proprie funzioni istituzionali.
Tutta la documentazione deve essere conservata per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla chiusura della procedura di segnalazione.
